Távollévők közötti szerződések I. rész

Vállalkozások egy más között, ügyvéd nélkül

Bevezető

A koronavírus-fertőzés terjedése nemcsak a már megkötött szerződések teljesítését nehezítheti el és okozhat jogértelmezési problémát abban a kérdésben, hogy mit tekinthetünk elháríthatatlan külső oknak, vis maior-nak, illetve ennek mik a jogkövetkezményei.

A bevezetett hatósági intézkedések és a személyes találkozók önként vállalt minimalizálása alapvetően kihat arra is, ahogyan a felek szerződést köthetnek egymással. A közzétett elemzések egyetértenek abban, hogy hosszú-hosszú hónapokra kell tervezni. A rendkívüli körülmények gazdasági életre gyakorolt hatásai beláthatatlanok.  Mindenki egyetért abban, hogy lassulással, egyes szektorok átmeneti leállásával kell számolni. Ennek nyomán a gazdasági események, az üzleti élet szereplőinek interakciói csökkennek, illetőleg átalakulnak. Meggyőzőségünk, hogy a sok bizonytalan tényezőn, és a meglévő fundamentumokon felül számos  vállalkozás fennmaradásának kulcsa, hogy miként találja meg a jelenlegi átmeneti, de üzleti számítás szerint mégsem rövidnek prognosztizálható helyzetben a működés alternatív formáit.

Cikkünk tárgya

  • Elsősorban azoknak a vállalkozásoknak kívánunk az alábbiakban segítséget nyújtani, akik eddig a szerződéskötések hagyományos formáit alkalmazták.

[Azon vállalkozások, amelyek eddig is az online térben kötötték szerződéseiket, már a veszélyhelyzet előtt is az innovatív technológiákat alkalmazták, és ehhez rendszerint jogi support-tal rendelkeznek.]

  • Cikkünk ezen részében azon eseteket tekintjük át, ahol a szerződő felek egymás között, ügyvéd közreműködése nélkül köthetik ügyleteiket.

[Külön tárgyalást igényel az ügyvédek közreműködéséhez, ellenjegyzéshez kötött ügyletek távollévők között történő megvalósítása, melyről bővebben Távollévők közti szerződések II. rész: cégmódosítás és adásvétel otthonról szolgáltatásunk leírásánál olvashat.]

  • Cikkünk csak a vállalkozások közötti szerződésekre terjed ki.

[A fogyasztókkal kötendő szerződésekre NEM terjed ki. E szerződésekre a fogyasztó és a vállalkozás közötti szerződések részletes szabályairól szóló 45/2014. (II. 26.) Korm. rendelet tartalmaz fontos részletszabályokat].

Alapvetések

Alapvetően szerződhetünk

  1. írásban
  2. szóban, illetve
  3. ráutaló magatartással.

Elsőként érdemes tisztázni, hogy csak ott kötelező az írásbeliség, ahol ezt a jogszabály, vagy a felek korábbi szerződése kifejezetten kötelezővé teszi. Törvény alapján kötelező pl. az ingatlan adásvételi szerződésnél, az üzletrész átruházási szerződésnél, a tartási szerződésnél, a kezességi, vagy zálogszerződésnél, a bizalmi vagyonkezelési szerződésnél, valamint a kötbér kikötésénél.

APolgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (új Ptk.) korábbinál absztraktabb írásbeliség fogalma, igazodva a szerződési szokásokhoz, megnyitotta az utat az innovatív technológiák elfogadása felé. A Ptk.6:7. § (3) bekezdése szerint írásba foglaltnak kell tekinteni a jognyilatkozatot

  • azt a nyilatkozó fél aláírta; vagy
  • amennyiben a nyilatkozat közlésére az alábbi három feltétel együttesen teljesül:
  • a jognyilatkozatban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére;
  • a nyilatkozattevő személyének azonosítására; és
  • a nyilatkozat időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül sor.

Fontos szabály még ehhez kapcsolódóan, hogy

  • legalább a nyilatkozatok és szerződés lényeges tartalmát írásban kell rögzíteni;
  • az ajánlatot és elfogadó nyilatkozatot is írásban kell megtenni;
  • nem szükséges, hogy ugyanaz az okirat tartalmazza valamennyi fél jognyilatkozatát, hanem elég, ha a szerződő felek külön okiratba foglalt jognyilatkozatai együttesen tartalmazzák a felek kölcsönös és egybehangzó akaratnyilvánítását;
  • a szerződést írásba foglaltnak kell tekinteni akkor is, ha a több példányban kiállított okiratok közül mindegyik fél a másik félnek szánt példányt írja alá.

A legtöbb szerződéstípus esetében tehát nem kötelező a szerződés írásba foglalása, ugyanakkor a tapasztalat azt mutatja, hogy az üzleti élet szereplőinek elemi érdeke, hogy szerződéseiket, de legalább azok lényeges tartalmát visszaidézhető formában rögzítsék, elkerülve ezzel a teljesítéssel összefüggő kisseb vitákat, illetőleg jelentősebb jogvitákat. Azt javasolt figyelembe venni, hogy a szerződés érvényes létrejöttét a másik fél vitássá teheti, illetve hogy jogvita esetén mennyiben lesz elegendő pl. a kapcsolódó e-mail levelezés a pontos szerződéses feltételek utólagos megállapításához. Jogvita esetén ugyanis a bíróság fogja az eset összes körülményét megvizsgálva megállapítani a szerződés létrejöttét vagy létre nem jöttét, és pontos feltételeit. Nehezíti a helyzetet, hogy a bírói gyakorlat még nem kiforrott a különböző technikai megoldások értékelésében.

A számos lehetséges opció közül mikor is minősül egy szerződés írásba foglaltnak? Mi történik, ha a felek e-mail vagy akár SMS üzeneteken keresztül kommunikálnak, vagy az általuk aláírt szerződéses példányt szkennelve küldik meg, netán elektronikus aláírást alkalmaznak?

Megoldások

  1. Elektronikus aláírás

Gazdasági előnye miatt valószínűleg terjedni fog az elektronikus aláírások távolból történő létrehozása, amelynek esetében az elektronikus aláírást létrehozó környezetet az aláíró nevében egy bizalmi szolgáltató kezeli. Aggálytalanul írásbelinek minősül az elektronikus jognyilatkozat, ha a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság által nyilvántartott, vagy az Európai Unióban letelepedett, elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző, időbélyegző szolgáltatást nyújtó bizalmi szolgáltatók által kibocsátott minősített elektronikus aláíró tanúsítványt használják a felek. Ebben az esetben vélelmezni kell az irat hitelességét.

Az elektronikus aláírások – fokozott biztonságú elektronikus aláírás, minősített elektronikus aláírás – szabályait Európai Uniós szinten a 910/2014/EU Rendelet (eIDAS rendelet) tartalmazza. Az ennek megfelelő elektronikus aláírással ellátott irat álláspontunk szerint kétség kívül megfelel az írásbeliség követelményeinek, és bírósági eljárásban is megfelelő bizonyító erővel rendelkezik.

Javaslatunk:

Jelenleg Magyarországon minősített elektronikus aláíró tanúsítvány:

igényelhető.

Ebben az esetben tehát akár a hagyományos formában (word) elkészített szerződést alakítjuk át pl. pdf formátumba, és a szolgáltató által biztosított softver keresztül, az ahhoz kapcsolódó útmutatásokat követve látja el elektronikus aláírással mindegyik fél külön-külön.

Vállalkozások közötti szerződésekre egyértelműen ezt a megoldást javasoljuk! Nehezítheti a megoldás rendszeresítésének, hogy számos vállalkozás nem rendelkezik elektronikus aláírással, illetőleg az elektronikusan aláírt okirat kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel és ismeretekkel.

  • Szerződéskötés e-mailben

Jelenleg, közzétett iránymutatást tartalmazó Kúria ítélet hiányában nem mondható ki egyértelműen, hogy az e-mailben kötött szerződés megfelel-e az írásbeliség kritériumainak, avagy nem, illetve ha igen, akkor milyen egyéb feltételekkel.

Még ha nem is minősülne azonban írásbelinek az e-mail útján megkötött szerződés, az elektronikus üzenetek megkönnyítik az ajánlat és elfogadás, azaz a szerződés tartalmának utólagos bizonyítását.

Új Ptk. Tanácsadó Testület többségi véleménye: az e-mail megfelelhet az írásbeliségnek!

Jelentős lépés a jövőbeni szerződési és bírói gyakorlat alakításához az Új Ptk. Tanácsadó Testület közzétett véleménye [Az „új Polgári Törvénykönyv” elnöki tanácsadó testületet a Kúria elnöke az új törvény hatálybalépését követően hívta életre abból a célból, hogy a jogtudomány és a joggyakorlat kiemelt tekintélynek örvendő résztvevői együttesen kísérhessék figyelemmel a kódex gyakorlati érvényesülését. Miután a testület nem a bírósági szervezetrendszer része, véleményei kötőerővel nem bírnak, azaz nem kötelezőek a bíróságokra nézve sem.]

A Ptk. technológia semleges feltételeket szab a hagyományos írásba foglalástól különböző módon megtett jognyilatkozatok írásbeli minőségének megállapításához. A gyakorlatban igény merült fel arra, hogy a maradandó eszközzel, írásjelek útján tett egyéb megoldások is írásba foglaltnak minősülhessenek. Ilyenek például az e-mailben, ahhoz csatolt file-ban, beszúrt aláírásképfájllal ellátott, szövegszerkesztővel szerkesztett, szerkeszthető vagy nem szerkeszthető formába konvertáltan elküldött, chat felületen, SMS-ben, a másik fél által rendelkezésre bocsátott platformon elektronikus úton tett írásbeli nyilatkozatok. Az ilyen formában tett jognyilatkozatok a Ptk. 6:7. § (3) bekezdésének alkalmazásában akkor minősülnek írásba foglaltnak, ha közlésükre, a bennük foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozatot tevő személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül sor. A Tanácsadó Testület tagjainak többségi álláspontja szerint a bíróságnak minden esetben meg kell vizsgálnia és meg kell állapítania, hogy az adott közlési forma az adott körülmények között megfelelt-e ezeknek a feltételeknek. A Ptk. ugyanis a valódiság és hamisítatlanság követelményét nem szabályozza, és nem várja el a nyilatkozat abszolút hamisíthatatlanságát ahhoz, hogy az írásbeli nyilatkozatnak minősüljön. Ennek a követelménynek elvileg bármilyen fizikai formában megjelenített közlési forma megfelelhet.

E-mail esetében problémát okozhat, hogy a nyilatkozattevő személye megállapítható-e, illetve, hogy az e-mail mikor minősül a másik fél részére kézbesítettnek.

Javaslatunk:

  1. Az egymás között szokásos módon (e-mailben, telefonon) egyeztetett tartalmú szerződés véglegesnek tekintett, aláírásra szánt verzióját pdf mellékletként csatolva (átalakítható word-ből közvetlenül, vagy nyomtatás után visszascannelhető) küldje meg valamelyik fél a másiknak, a kísérő e-mailben egyértelműen rögzítve, hogy azt szerződéses ajánlatnak tekinti, melyet elfogadása esetén magára nézve is kötelezőnek ismer el.

pl. „Pdf. mellékletként csatoljuk a közöttünk egyeztetett szerződés végleges, elfogadásra javasolt tervezetét. Jelen elektronikus levelünket írásban tett szerződési ajánlatnak tekintjük.”

  • Az ajánlat elfogadására tűzzünk határidőt. Jelöljük meg, hogy az ajánlati kötöttséget hány napig tartjuk fenn.

pl. „Az ajánlati kötöttséget a levél elküldésétől számított 3 napig tartjuk fenn. Ezen időtartamon belül részünkre válasz e-mailben elküldött és hozzánk beérkezett elfogadó nyilatkozatot tudunk elfogadni.”

  • A kísérő e-mailben javasolt jelezni, hogy milyen tartalmú és formában megtett nyilatkozatot fogadunk el a szerződés létrejöttéhez:

pl. „Kérjük, hogy válasz e-mailbe a saját adatai kitöltésével a következő nyilatkozatot vágja be és válasz üzenetben küldje vissza:

’SZEMÉLYNÉV, a CÉGNÉV (székhely: ……….) önálló képviseletre jogosult ügyvezetője a pdf. csatolmányként kapott nyilatkozatban foglaltakat megértettem, az az akaratommal megegyezik, a szerződést ezzel a tartalommal meg kívánom kötni, azt a cégre nézve kötelezőnek elfogadom. Az így megtett kölcsönös és egybehangzó nyilatkozatot írásban tett nyilatkozatoknak tekintem.’ ”

  • A kommunikációra olyan e-mail címeket használjanak, amelyekkel kapcsolatban igazolható, hogy
  • a felek egymás között már korábban is használták, azaz megfelel az ügyvezetők közötti szokásos kommunikációnak, és/vagy
  • a cég elektronikus kézbesítési címeként tartalmazza a cégjegyzék (cégkivonat, cégmásolat), és/vagy
  • felek közötti keretszerződésben, korábbi szerződéses kapcsolatban kifejezetten kapcsolattartási címként került írásban rögzítésre.
    • Javasoljuk az így kapott válasz e-mailre viszontválaszul a szerződés létrejöttének tényét rögzíteni.
    • Az e-maileket – mellékletekkel együtt – menteni, archiválni szükséges.

Általában javasolt felek közötti rendszeres szerződéses kapcsolatban, hogy írásban rögzítsék a felek (pl keretszerződésben), hogy a kapcsolattartók szerződésben meghatározott e-mail címeiről érkező kommunikációt a felek sajátjuknak és írásban tett nyilatkozatnak ismerik el, illetve kifejezetten megállapodhatnak saját eljárásrendben is, vagy valamely aláíráshitelesítő alkalmazás használatában.

Az ilyen módon, egymással kölcsönösen közölt jognyilatkozatok bizonyítási kényszer esetén a bíróságon nyomtatással, szemléztetéssel bemutathatóak, avagy azokról közjegyzői ténytanúsítvány is készíthető.

  • zoom.us, skype

Kifejezetten ajánljuk a kép és hang egyidejű továbbítására alkalmas távkommunikációs eszközzel türénő szerződéskötést.

Javaslatunk

  1. Történhet szóban, a felek nyilatkozatainak rögzítése, felvétele mellett. Itt figyelni kell, hogy a felek a GDPR alapján hozzájárulást adjanak szerződéses nyilatkozataikban a személyes adatok kezeléséhez, azaz a kép és hangfelvétel szerződés teljesítésével összefüggő kezeléséhez.
  • Az e-mailben egymásnak megküldött szerződéstervezet egyidejű aláírása is megtörténhet ezen platformokon.
  • Ez esetben az aláírt és egymásnak e-mailben pfd vagy kép formátumban megküldött (egymással elektronikus úton kicserélt) szerződés biztosítja a szabatos szerződési tartalom könnyebb visszaidézhetőségét (az A/ verzióban készített videófelvételen rögzített terjedelmes nyilatkozatok időigényes visszanézése helyett).
  • Míg a rögzített videókapcsolat lehetőséget ad a felek azonosítására és aláírásuk időpontjának és hitelességének alátámasztására.
  • SMS, Messenger, Viber stb.

NEM javasoljuk. Bár az írásbeliség technológia semleges, és a szerződések többségénél, mint írtuk, nem is kötelező az írásbeliség, az SMS, Messenger, Viber és egyéb hasonló rövid szöveges üzenetváltások általában nem alkalmasak a vállalkozások közötti megállapodás lényeges tartalmának rögzítésére és visszaidézésére.

Kényszer szüli a megoldást…

Paraxisunkban ugyanakkor előfordult már olyan eset, amikor a szerződni kívánó cégek ügyvezetői egyikének tartózkodási helye miatt nem volt e-mail hozzáférése, nem volt helyettesítésre alkalmas elérhető képviselője, miközben a gyors szerződéskötéshez kiemelt érdek fűződött és táadásul egy komoly szerződésről volt szó.

Eben az esetben azt a megoldást választottuk:

  1. Az egyik cég ügyvezetője SMS-ben, fénykép formátumban megküldte a másik szerződő fél ügyvezetőjének a teljes szerződést.
    1. A másik ügyvezető egyértelmű elfogadó nyilatkozatot tett SMS-ben.
    1. Az SMS-eket az egyik ügyvezető mentette (biztonsági mentés formájában, és képernyő fotóval).
    1. A mentett képeket e-mailben is tovább küldte a saját céges e-mail címre és a másik fél ügyvezetőjének céges e-mail címére is.
    1. Fontos, hogy olyan telefonszámokon és olyan e-mail címeken történt a kommunikáció, amelyeket a felek egymás közötti üzleti kapcsolatukban használtak, és igazolható lett volna, hogy az a két ügyvezető használatában van, arról kizárólag ők tettek nyilatkozatokat.

Jól látható, hogy egy „barkács” megoldást választottunk, amelyet a technológia semlegesség elve lehetővé tett, és megfelel álláspontom szerint az alapvető kritériumoknak is: alkalmas a nyilatkozatokban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozatot tevő személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására. A bírói út próbáját azonban a kérdésnek nem kellett kiállnia…

  • ügyvéd nem kötelező közreműködése

Olyan szerződéseknél is sor kerülhet az ügyvédi közreműködésre ahol az (pl. ingatlan adásvétellel, cégmódosítással ellentétben) nem kötelező.

Ez esetben az ügyvéd

  • biztosíthatja a megfelelő szakértelmet a nyilatkozatok megfelelő formában és tartalommal történő megtételében, segíthet az optimális technikai megoldás kiválasztásában és alkalmazásában,a személyes adatok védelmével összefüggő szabályok betartásában,közreműködhet a szerződés létrejöttének hitelesítésében (pdf dokumentum, e-mail nyilatkozatok, videó vagy hangfelvétel e-aktában történő rögzítése és időbélyegzése; ellenjegyzés)

A szerződési gyakorlat számos technológia és platformsemleges megoldást kínál. Egyre több a folyamat egyes elemeit automatizáló, illetőleg a hitelességet biztosító szoftver elérhető, és az üzleti élet szereplői is egyre gyakrabban élnek ezekkel a lehetőségekkel.

A blogbejegyzést partnerünk, a Csetneki Ügyvédi Társulás jóvoltából jelentettük meg oldalunkon.